プライバシーポリシー

1　事業者と窓口

• 事業者：丸山 隆宏／Studio Yachiyo
• 所在地：埼玉県川口市。詳細住所は、ご請求に応じて遅滞なく回答します。
• 個人情報の相談・苦情・開示等：8chiyo.st@gmail.com、または問い合わせフォーム

2　取得する情報

目的に必要な範囲で、本人から適正な方法で取得します。

• 氏名・事業者名・担当者名、メール、本人が提供する連絡先。
• 問い合わせ・相談内容、返信や打ち合わせの記録、本人が提供する資料。
• 契約・見積・請求・支払確認・提供履歴・同意記録に含まれる情報。
• 制作・業務改善で取扱いを合意した情報。お客様の顧客・従業員情報を扱う場合は、目的・範囲・管理方法を個別契約で確認します。

不要な個人情報や要配慮個人情報はフォーム等へ入力しないでください。必要な情報を扱う場合は、事前に取扱いを確認します。

3　利用目的

1. 問い合わせへの回答、相談・見積・契約の連絡。
2. 契約した制作・構築・業務改善・サポートの提供。
3. 請求、入金確認、更新・終了・返金、不具合・苦情への対応。
4. 本人確認、必要な権限の確認、不正利用防止、安全管理。
5. サービスの利用状況や対応内容を確認し、業務・サイト・対応品質を改善すること。
6. 法令上の義務、契約記録の保管、権利行使・紛争対応。

問い合わせ情報を、本人が希望していない広告配信や別サービスへの登録にそのまま転用しません。新たな目的で利用する場合は、必要な説明・同意等を行います。

4　お客様から預かる業務データ

制作等でお客様の顧客・従業員情報を扱う場合は、お客様の指示と合意した目的・範囲に従います。当方独自の販売リストや広告、別案件の実データとして転用しません。実績掲載は別途合意した範囲に限り、個人情報・機密情報を無断で含めません。

お客様には資料の提供・処理に必要な権限と、本人への説明・同意等の要否を確認いただきます。当方も必要な法令・契約条件を確認し、単に顧客から預かったことだけを理由に用途を広げません。

5　外部サービス・委託

問い合わせにはGoogleフォームを利用し、回答情報はGoogleフォーム／スプレッドシートで管理します。問い合わせ回答と案件資料の保管はGoogle Driveを中心に行います。閲覧・共有は当方本人、業務上必要な担当者、お客様が指定するアカウントに限定し、顧客資料の公開リンク共有は行わない方針です。共有先・権限を確認して取り扱います。Googleによる情報の扱いはGoogleのプライバシーポリシーもご確認ください。

サイト配信にはNetlifyを利用します。配信・安全管理・運用確認に必要なアクセス情報やサーバーログがサービス提供者により処理される場合があります。Netlify側のアクセス・運用情報を、サイトの運営・改善の参考にします。Netlifyのプライバシーポリシーをご確認ください。

サービス提供のためにクラウド保管・連絡・業務ツール等を使う場合は、必要な範囲に限ります。個人データの処理を委託する場合は、委託内容・サービスの取扱条件を確認し、必要な選定・監督を行います。案件の非公開情報は、契約前に説明・合意したクラウドサービスや委託先に必要最小限の範囲で処理させ、秘密保持・管理条件を確保します。生成AIへの実データ入力は、第6節の確認・同意・個別合意を別に行います。個別案件で特別な情報を外部処理する場合は、先に利用先・目的・範囲を説明します。

国外の事業者・サーバーを利用する場合は、関係する国の制度とサービスの取扱条件を確認し、法令上必要な情報提供・同意または保護措置を行います。「外部サービスを使う」という本方針への同意だけで必要な手続きを済ませたものとは扱いません。

6　生成AIの利用

業務支援や制作で生成AIを利用する際は、原則として架空データ、または個人を識別できる情報を除いた情報を用います。氏名だけを削除した情報でも個人を識別できる場合があるため、入力内容を確認します。

実際の個人情報・機密情報が必要な場合は、利用先、目的、入力範囲、学習利用、保存、国外での取扱い等を確認します。そのうえで事前説明、法令上必要な本人同意、契約上の権限と個別合意を確保してから扱います。第三者の情報を、契約担当者の同意だけで無条件に入力しません。

7　決済情報

カード決済の導入時は、実際に使用する決済事業者、送信される情報、目的と同事業者の方針を案内します。現在利用可能なサービスと、審査・導入予定のサービスを区別します。

カード番号・セキュリティコード等は決済事業者の画面で入力いただく方式を基本とし、当方の一般問い合わせフォームやメールでは受け付けません。請求・契約の管理に必要な取引番号、金額、状態等は必要な範囲で扱います。

8　第三者提供

法令に基づく場合等を除き、本人同意なく個人データを第三者へ提供しません。利用目的の達成に必要な範囲で行う委託等は、法令に従って取り扱います。国外提供等の別の要件がある場合は、必要な手続きを行います。

9　安全管理・保存と削除

情報量・内容・業務に応じて、取扱担当・利用権限の限定、端末とアカウントの管理、不要な共有の防止、作業後の権限見直し、適切な保管・削除等の安全管理を行います。実際に講じた措置の概要は、安全管理に支障のない範囲で請求に応じて回答します。

情報は利用目的と法令上必要な期間を踏まえて保管し、不要となった情報は適切に削除します。案件資料・納品物等の保存期間、保存期間の起算点、返却・削除時期と方法は、案件ごとに契約前に説明し、契約書に定めます。契約・請求等の記録は法令上必要な保存期間を確保し、案件資料の削除条件と区別します。

契約に至らなかった問い合わせ情報は、最終対応日から原則1年を保存の上限とし、利用の必要性がなくなった情報はそれより前でも削除します。最終対応日は、その相談についての最後の実質的な回答・対応の日を指し、広告や一方的な案内を送るだけで保存期限を延長しません。実質的な対応をしていない問い合わせは、受信・取得日から原則1年を上限とします。紛争対応または法令上保存が必要な記録は、対象・理由・期間を限定し、通常の問い合わせ記録と区別して管理します。

削除対象は、管理するフォーム回答、回答先スプレッドシート、案件に関連するDriveの保管物、連絡記録等について確認します。外部サービスのバックアップ・復元等の仕組みは、その取扱条件を確認し、削除済み情報を通常業務へ再利用しないよう扱います。漏えい等が発生した場合は状況を確認し、法令上必要な報告・本人通知等を行います。

10　開示・訂正・利用停止等

保有個人データの利用目的通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供停止、第三者提供記録の開示等の請求・相談は上記窓口へご連絡ください。本人確認と対象情報の確認を行い、法令に従って対応します。対応できない場合は、理由を説明します。

本人確認に必要な情報は請求内容に応じて案内し、不要な本人確認書類や識別番号は求めません。法令上認められる手数料を定める場合は、その対象・金額・根拠を事前に公表し案内します。未設定・未案内の手数料は請求しません。

11　Cookie等と方針の変更

サイト・外部サービスでは機能提供、安全管理等のためCookie等が使われる場合があります。広告・アクセス解析を追加する場合は実際の機能・送信先・目的・停止手段を確認し、必要な案内・手続きを行います。Googleフォーム等の外部サイトの取扱いは、それぞれの方針をご確認ください。

本方針を変更する場合は変更内容・適用日を案内し、法令上必要な説明・同意等を行います。記載の変更だけで個人情報の新たな利用への同意を得たものとは扱いません。